Berkomunikasi Secara Efektif

 “Communication is the lifeblood or an organization.”

–  Lee Iacocca

Bisakah Anda menghitung berapa persen waktu yang Anda habiskan dalam sehari untuk berkomunikasi di tempat kerja? Apakah 10%? 20%? 50%? Atau bahkan 100%?

Saat menghitung, perlu juga Anda pertimbangkan bahwa komunikasi memiliki tiga bentuk: verbal, tertulis dan non verbal.

Komunikasi verbal berarti komunikasi melalui kata-kata, contohnya adalah sebagaimana kita berbicara saat  melakukan presentasi, rapat dan berdiskusi.

Selanjutnya komunikasi tertulis adalah komunikasi melalui media tulisan seperti  email, sms, surat, memo dan laporan.

Sedangkan komunikasi non verbal adalah komunikasi melalui bahasa tubuh, misalnya menepuk pundak, mengacungkan jempol, menggelengkan kepala dan mengerinyitkan dahi dan seterusnya. Semua bentuk komunikasi ini juga harus Anda masukkan saat menghitung.

Apapun jawaban Anda, saya yakin bahwa tidak ada diantara kita yang akan menjawab 0%.

Lalu apa artinya kalau lebih dari 0%? Artinya adalah bahwa kita tidak bisa untuk menghindarkan diri dari berkomunikasi di tempat kerja. Menurut penulis buku Developing Management Skills, Carlopio, Andrewartha dan Armstrong, hasil penelitian secara konsisten menunjukkan bahwa mampu berkomunikasi dengan baik (terutama verbal dan kemampuan mendengarkan) adalah salah syarat utuk menjadi manajer yang efektif.

Apa yang dimaksud dengan Komunikasi?

Secara sederhana komunikasi bisa didefenisikan sebuah “proses pertukaran informasi antar individu”. Suatu komunikasi dikatakan efektif jika informasi yang dikirimkan di pembicara diterima dan dipahami 100% oleh yang si penerima informasi tersebut.

Di tempat kerja, seiring dengan semakin tingginya posisi Anda, maka akan semakin banyak pihak yang harus Anda ajak berkomunikasi. Pada saat Anda masih merupakan seorang pelaksana biasa, maka biasanya Anda berkomunikasi dengan rekan sekerja dan atasan. Bahkan terkadang dengan pelanggan eksternal perusahaan, tergantung bidang pekerjaan yang Anda jalani.

Ketika Anda menjadi seorang supervisor, maka jumlah pihak yang harus Anda ajak berkomunikasi juga meningkat. Selain berkomunikasi dengan rekan sekerja, atasan dan pelanggan, Anda juga akan dituntut untuk mampu berkomunikasi secara efektif dengan bawahan Anda. Bisakah Anda bayangkan apa yang akan terjadi jika seorang supervisor tidak bisa berkomunikasi dengan baik kepada semua pihak tersebut?

Tanda-tanda komunikasi tidak efektif dan akibatnya

Di tempat kerja, Anda mungkin pernah mendengar komentar yang kurang lebih berbunyi seperti ini:

  • Wah, saya fikir kemarin Bapak tidak menyuruh saya  menyiapkan laporan dalam format power point. Bagaimana jika kita reschedule aja presentasinya, Pak?

  • Oh, saya kira kemarin Ibu tidak tertarik pada tawaran kami. Sayang sekali proyek ini sudah saya berikan kepada vendor lain.

  • Kami fikir kami harus menunggu Bapak datang sebelum memulai rapat. Soalnya di-email kemarin Bapak tidak menegaskan hal itu.

  • Jadi maksud Ibu bukan seperti ini urutan penulisan laporan yang Ibu inginkan? Kalau begitu yang ini kita abaikan saja dan ulang lagi sesuai keinginan Ibu.

  • Kompresor rusak gara-gara ada backpressure? Persepsi saya tadi Bapak menyuruh saya membiarkan saja valve itu terbuka.

  • Saya fikir Ibu memberikan saya kewenangan penuh untuk memutuskan prioritas pelayanan. Makanya saya mendahulukan Pak Chandra dibanding Pak Budi. Saya baru tahu kalau Pak Budi adalah pelanggan utama kita. Pantas saja beliau menulis surat complain seperti ini.

Di atas adalah enam contoh komentar yang mungkin pernah Anda dengar di tempat kerja. Atau mungkin Anda sendiri yang pernah mengomentari orang lain dengan cara seperti di atas? Atau malah Anda yang pernah mendapat komentar seperti itu?

Munculnya komentar seperti di atas memberi pertanda bahwa komunikasi mungkin tidak berjalan secara efektif sehingga timbul kesalahpahaman antara si pemberi informasi dan si penerima. Lalu apa akibat yang mungkin ditimbulkannya ?

 Akibat Komunikasi yang Tidak Efektif

Contoh Komunikasi yang Tidak Efektif

Akibat yang timbul

Wah, saya fikir kemarin Bapak tidak menyuruh saya menyiapkan laporan dalam format power point. Bagaimana jika kita reschedule aja presentasinya, Pak?

  • Power point tidak tersedia pada saat dibutuhkan

  • Perlu tambahan waktu untuk menyiapkan format yang dinginkan

  • Kehilangan momentum

  • Pemborosan waktu

Oh, saya kira kemarin Ibu tidak tertarik pada tawaran kami. Sayang sekali proyek ini sudah saya berikan kepada vendor lain.

  • Kehilangan peluang untuk mendapatkan proyek pekerjaan.

  • Kehilangan pendapatan potensial

–         Kami fikir kami harus menunggu Bapak datang sebelum memulai rapat. Soalnya diemail kemarin Bapak tidak menegaskan hal itu.

  • Pelaksanaan rapat terlambat.

  • Pemborosan waktu

Jadi maksud Ibu bukan seperti ini urutan penulisan laporan yang Ibu inginkan? Kalau begitu yang ini kita abaikan saja dan ulang lagi sesuai keinginan Ibu.

  • Urutan penulisan laporan salah.

  • Pemborosan waktu

  • Pemborosan tenaga

  • Pemborosan biaya karena laporan yang lama terbuang percuma.

Kompresor rusak gara-gara ada backpressure? Persepsi saya tadi Bapak menyuruh saya membiarkan saja valve itu terbuka

  • Terjadi kerusakan alat

  • Muncul biaya perbaikan yang seharusnya tidak ada.

  • Terjadi rework

Saya fikir Ibu memberikan saya kewenangan penuh untuk memutuskan prioritas pelayanan. Makanya saya mendahulukan Pak Chandra dibanding Pak Budi. Saya baru tahu kalau Pak Budi adalah pelanggan utama kita. Pantas saja beliau menulis surat complain seperti ini.

  • Terjadi kesalahan urutan pelayanan pelanggan

  • Complain dari pelanggan utama

  • Bisa kehilangan reputasi dan kepercayaan dimata pelanggan

Kesimpulannya adalah kegagalan berkomunikasi secara efektif bisa menimbulkan konsekuensi serius bagi kinerja individu si bawahan, unit kerja yang Anda pimpin, Anda pribadi selaku supervisor dan tentu saja bagi perusahaan. Lalu bagaimana cara meningkatkan efektifitas dalam berkomunikasi? Salah satu caranya adalah dengan memahami  proses dan komponen komunikasi.

 Proses dan Komponen Komunikasi

 Proses komunikasi dimulai dari sender (pengirim informasi). Sender akan mengirimkan message (informasi) kepada receiver (si penerima informasi melalui medium (metode) tertentu. Sesudah itu receiver akan mengirimkan feedback atas apa yang dia tangkap. Disepanjang proses akan ada noise (gangguan) yang dapat menyebabkan tidak terciptanya komunikasi yang efektif.

 

Komponen

 

 

Masalah yang Sering Terjadi

 

 1. Sender

Sender adalah si pengirim pesan. Cara si pengirim berkomunikasi akan dipengaruhi oleh:

  • Pengalaman

  • Situasi saat berkomunikasi

  • Budaya

  • Emosi

  • Status pekerjaan

  • Pendidikan

  • Bahasa

  •  Anda tidak mempertimbangkan latar belakang si penerima pesan

  • Anda sendiri juga kurang begitu paham dengan apa yang akan Anda sampaikan

  • Anda tidak tahu apa persoalan yang sebenarnya

2.    Message

Ini adalah isi pesan yang ingin Anda sampaikan. Saat merumuskan isi pesan, Anda harus mempertimbangkan :

  • Apa saja inti pesan yang harus tersampaikan ?

  • Bagaimana hal itu akan diinterpretasikan oleh penerima ?

  • Bagaimana pesan itu akan mempengaruhi hibungan Anda dan penerima nantinya ?

  •  Anda memilih bahasa/istilah yang tidak dipahami penerima pesan

  • Intonasi Anda tidak sesuai

  • Inti pesan tidak jelas jelas

  • Pesan tidak terstruktur dengan jelas

 3.    Medium

Ini adalah metode yang Anda pilih untuk menyampaikan pesan, bisa secara verbal/tatap muka langsung, melalui telepon, email, SMS ataupun surat.

Faktor kunci pemilihan medium adalah kemendesakan tersampaikannya pesan dan kemampuan si penerima pesan.

  •  Anda memilih metode yang salah

  • Pengiriman pesan mengalami gangguan

  • Anda mengirimkan pesan pada tempat dan waktu yang salah

 4.    Recipient

Recipient adalah penerima pesan yang memiliki faktor yang sama seperti si pengirim pesan :

  • Pengalaman

  • Situasi saat berkomunikasi

  • Budaya

  • Emosi

  • Status pekerjaan

  • Pendidikan

  • Bahasa

  • Penerima pesan tidak memahami istilah atau sudut pandang Anda

  • Si penerima pesan lebih memperhatikan cara Anda menyampaikan informasi dari pada isi informasi itu sendiri

  • Informasi terlalu panjang sehingga si penerima susah memahami.

 5.    Feedback

Tanpa feedback, Anda tidak akan tahu apakah proses komunikasi Anda sudah berhasil atau tidak. Feedback bisa berbentuk respon langsung secara verbal atas apa yang Anda sampaikan ataupun anggukan kepala maupun senyuman dari si penerima pesan.


 

  •  Tidak ada feedback yang diterima si pengirim informasi.

  • Feedback diterima terlambat.

  • Tidak diberikan waktu bagi si penerima untuk memberikan feedback

  • Feedback dipengaruhi oleh emosi dan situasi.

 6.    Noise

Noise adalah gangguan dalam komunikasi.

 

 

 

 

Gangguan ada yang bersifat:

–  fisikal seperti suara bising

internal seperti bahasa / istilah yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan

Tips Membangun Komunikasi Efektif

Berikut adalah beberapa tips untuk membangun komunikasi yang efektif. Tips dikelompokkan berdasarkan waktu:

  1. Sebelum penyampaian pesan

  2. Pada saat penyampaian pesan

  3. Sesudah penyampaian pesan

  1.    Sebelum menyampaikan pesan

  • Pertimbangkan siapa si penerima penerima. Sadarilah bahwa pengalaman, situasi yang dihadapi, budaya, emosi, status pekerjaan, pendidikan dan bahasa si penerima pesan mungkin berbeda dengan Anda. Maka gunakanlah kata-kata, tulisan serta bahasa tubuh yang sesuai dan mudah dimengerti oleh si penerima pesan.

  • Anda harus memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang akan Anda sampaikan serta hasil yang Anda inginkan. Jika Anda sendiri tidak memiliki gambaran yang jelas, maka bagaimana mungkin Anda bisa mendefenisikan dengan baik pesan yang akan disampaian.

 2.    Pada Saat Penyampaian Pesan

  •  Sampaikanlah pesan secara spesifik baik tentang cara pengerjaan serta jumlah, kualitas dan waktu penyelesaian output yang Anda harapkan dari si penerima pesan. Semakin kurang berpengalaman si penerima, maka pesan harus semakin spesifik.

  • Hasil penelitian dari DR Albert Mehrabian menunjukkan bahwa pada saat komunikasi secara langsung (face to face), efektivitas penyampaian pesan Anda tidak hanya dipengaruhi oleh kata-kata yang Anda gunakan, tapi juga oleh intonasi dan bahasa non verbal.                                                                                                                       Kata-kata hanya menyumbang sekitar 7% terhadap ketersampaian pesan, intonasi 38% dan yang menarik adalah bahwa bahasa non verbal menyumbang 55%.                                                                                                                                                                                               Oleh karena itu, ketika berkomunikasi verbal, gunakanlah ekpresi wajah, gerak gerik anggota tubuh dan intonasi yang sesuai dengan pesan Anda.                                                                                                                                                                                                                        Misalnya : Jika Anda bermaksud memuji bawahan atas hasil kerjanya yang bagus namun tangan Anda berkacak pinggang, maka bawahan mungkin mengira Anda tidak menyukai hasil kerja mereka.

  • Pesan harus terstruktur dengan jelas. Gunakan tata bahasa yang baik dan dipahami oleh si penerima.

  • Lontarkan satu pesan sampai dipahami sebelum lanjut ke pesan berikutnya. Pesan yang terlalu panjang dan bertele-tele yang bisa menimbulkan kebingungan bagi si penerima.

  • Pilihlah metode yang tepat sesuai dengan tingkat kemendesakan tersampaikannya pesan dan kemampuan si penerima.                                                                                                                                                     Misal : Saat  situasi mendesak mungkin lebih baik berkomunikasi secara verbal dibanding melalui surat. Jika si penerima adalah orang yang pelupa, maka mungkin lebih baik menggunakan pesan tertulis.

  • Pastikan bahwa medium bebas dari interupsi. Seperti gangguan sinyal internet bagi email, gangguan jaringan telepon bagi SMS ataupun suara suara hiruk pikuk bagi komunikasi verbal.

  • Pastikan pesan disampaikan pada saat yang tepat dan tempat yang tepat. Misalnya tidak mengandalkan komunikasi verbal di lokasi yang bising dan saat bawahan sedang fokus mengerjakan tugasnya.

 3.    Sesudah Penyampaian Pesan

  •  Pastikan si penerima memahami isi pesan dan bukan hanya menilai cara Anda menyampaikan pesan saja. Oleh sebab itu, mintalah feedback dari si penerima pesan.                                                                                                                          Caranya dengan  bertanya “Apakah Anda sudah memahami yang saya maksudkan?”, “Apakah ada pertanyaan?” ataupun dengan meminta si penerima pesan mengulang kembali isi pesan yang sudah Anda sampaikan.

  • Beri waktu bagi si penerima pesan untuk berfikir sejenak sebelum memberikan feedback. Jangan terlalu mendesak dan bersikap tidak sabar, kecuali dalam keadaan mendesak.

  • Jika ternyata feedback si penerima berbeda dari yang Anda maksudkan, maka ulangi pesan Anda.

…………………

Reference

 Adair, J., Adair on communication and presentation skills, (London: Thorogood, 2003)

Carlopio, J., Andrewartha, G., & Armstrong, H., Developing Management Skill; A Comprehensive Guide for Leaders, (New South Wales: Pearson Education Australia, 2005)

Fujishin, R. Creating Communication; Exploring and Expanding Your Fundamental Communication Skill, (Maryland: Rowmand &Littlefield Publishers, Inc, 2009)

Taylor, S. and Lester, A., Communication: Your Key to Success, (Singapore: Marshal Cavendis, 2009)

Tierney, E.P., 30 Minutes… To Boost Your Communication Skills, (London: Kogan Page Limited, 1997)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s